Fakturu vystavíte krok za krokem správně, když začnete odběratelem

Na faktuře nerozhoduje vzhled šablony, ale to, co obsahuje. Kdo vystavuje první doklad, obvykle ladí barvy a logo, zatímco chybějící IČO nebo špatné datum způsobí potíže odběrateli i vám. Fakturu vystavíte krok za krokem tak, že nejdřív sesbíráte údaje o obou stranách, pak popíšete dodávku a nakonec doplníte data a platební pokyny. Neplátce DPH má povinností o něco méně než plátce. Následující kroky vedou od základu k detailům, na kterých začátečníci nejčastěji chybují.

Co musí být na faktuře vždy

Faktura je účetní doklad, který potvrzuje, že jste něco dodali a očekáváte platbu. Základ tvoří označení, že jde o fakturu, a její číslo. Číslo musí být jedinečné, takže stejné nepoužijete dvakrát ani u opravy. Většina začátečníků zvolí řadu podle roku, například 2026001, a pokračuje popořadě.

Dále patří na doklad jméno nebo obchodní firma a adresa dodavatele i odběratele a identifikační číslo, pokud je přiděleno. Plátce DPH uvádí také DIČ, u odběratele tehdy, když ho má. Jako živnostník píšete jméno tak, jak je zapsáno ve živnostenském rejstříku. Údaje raději zkopírujte z podkladů od odběratele, než abyste je přepisovali z paměti.

Náležitosti vycházejí z občanského zákoníku a u plátců také ze zákona o dani z přidané hodnoty. Přesný výčet se může měnit, proto si ho čas od času ověřte na stránkách finanční správy. Neplátce má seznam povinností kratší, plátce delší. Pokud nevíte, kam patříte, zeptejte se účetní dřív, než vystavíte první doklad.

Jaké údaje o odběrateli potřebujete

Odběratel je ten, kdo si u vás objednal a komu doklad adresujete, ne vždy ten, kdo skutečně platí. Při práci pro firmu uvádějte její obchodní jméno a sídlo, ne jméno kontaktní osoby. Při práci pro fyzickou osobu stačí jméno a adresa. Nejistotu vyřešíte jedním e-mailem s žádostí o fakturační údaje.

U firem si IČO ověřte ve veřejném rejstříku, aby se vám nestalo, že doklad vystavíte na zaniklý subjekt. Změna sídla nebo názvu se stává častěji, než by se zdálo. Opravná faktura je pak zbytečná práce pro obě strany. Ověřené údaje uložte do vzoru, ať je příště jen vyberete.

Zahraniční odběratel přináší další otázky, třeba v jaké měně fakturovat a jak naložit s daní. Pravidla závisejí na zemi i na druhu služby, proto první takový doklad konzultujte s účetní předem. Vyhraďte si na něj víc času než na běžnou zakázku. Správný postup se liší případ od případu a podle platné legislativy.

Jak popsat předmět a cenu

Předmět faktury popište tak, aby mu rozuměl i někdo, kdo s vámi nikdy nemluvil. Místo slova „služby“ napište „tvorba loga, dvě revize, předání ve vektorovém formátu“. U většího rozsahu dejte položky na samostatné řádky s množstvím a jednotkovou cenou. Pokud existuje objednávka nebo smlouva, uveďte její číslo.

Cenu zapište jednoznačně, včetně měny a celkového součtu. Plátce rozepíše základ daně, sazbu a daň, neplátce uvede celkovou částku a poznámku, že plátcem není. Ilustrace: pět hodin práce po 600 Kč dává 3 000 Kč a přesně tuto částku odběratel očekává k úhradě. Když čísla nesedí s nabídkou, začíná zbytečná korespondence.

Zálohy a částečná plnění řešte zvlášť. Zálohová faktura obvykle není daňový doklad a po zaplacení na ni navazuje konečná faktura, na které se záloha odečte. Pohlídejte, aby se částka neodečetla dvakrát. U plátců DPH je postup podrobnější, takže ho ověřte u odborníka.

Data a platba, která se nesmějí zaměnit

Na faktuře najdete hned několik dat a každé znamená něco jiného. Datum vystavení je den, kdy doklad vzniká. Datum splatnosti určuje, dokdy má odběratel zaplatit. Plátce DPH navíc uvádí datum uskutečnění zdanitelného plnění, které rozhoduje o tom, do kterého období se daň započítá.

Splatnost si dohodněte předem a držte se jí. Čtrnáct dní je jen běžný příklad, ve smlouvě může stát cokoliv jiného. Delší lhůta pomáhá odběrateli, ale zatěžuje vaše peníze na účtu. Pokud potřebujete rychlejší platbu, uveďte kratší lhůtu už v nabídce.

Platební údaje napište úplně: číslo účtu s kódem banky, variabilní symbol a způsob úhrady. Variabilní symbol bývá shodný s číslem faktury, což usnadní párování plateb. U plateb ze zahraničí přidejte IBAN a BIC. Špatně opsané číslo účtu patří k nejčastějším příčinám „ztracené“ platby.

Nejčastější chyby začátečníků

Nejběžnější chybou je opakované číslo faktury nebo mezera v číselné řadě. Kontrolor si totiž všimne, že chybí doklad, a bude se ptát. Čísla proto přidělujte popořadě a stornovanou fakturu ponechte v evidenci. Ve vzoru si nastavte automatické číslování.

Druhou častou chybou je neúplný údaj o odběrateli, který pak nelze použít v jeho účetnictví. Třetí je odeslání v nevhodném formátu, třeba fotky z mobilu. Posílejte PDF, kde jsou všechna pole čitelná. Před odesláním zkontrolujte, že souhlasí součty i měna.

Čtvrtou chybou je zapomenutá archivace. Vystavené doklady musíte uchovávat po dobu danou zákonem, která se liší podle druhu dokladu, proto si ji ověřte. Ukládejte je v elektronické podobě i do zálohované složky. Díky tomu zvládnete uzávěrku nebo kontrolu bez hledání.

Časté otázky

Musí být na faktuře razítko a podpis?

Ne, obecně se nevyžadují. Platnost faktury nezávisí na razítku ani podpisu, i když je může chtít konkrétní odběratel nebo smlouva. Podstatné je, aby doklad obsahoval všechny povinné údaje a dal se dohledat v evidenci.

Jak opravit chybnou fakturu?

Chybný doklad nepřepisujte, vystavte opravný doklad nebo dobropis podle situace. Původní faktura zůstává v evidenci a nový doklad na ni odkazuje. U plátců DPH platí pro opravy daňových dokladů zvláštní pravidla, proto je konzultujte s účetní.

Mohu fakturu poslat e-mailem?

Ano, elektronická faktura je běžná, pokud s ní odběratel souhlasí. Posílejte ji jako PDF a odeslanou zprávu si uložte jako doklad o doručení. Někteří odběratelé, například úřady, mohou vyžadovat konkrétní formát.

Zdroje

• Finanční správa České republiky
• Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník
• Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty