Jak stanovit cenu svých služeb, aby pokryla čas i náklady

Cena služby vychází z toho, kolik hodin skutečně prodáte, ne z toho, kolik hodin odpracujete. Jak stanovit cenu svých služeb, aby vám zbyl čistý příjem a rezerva? Začněte částkou, kterou potřebujete vydělat, přičtěte náklady a odvody a vydělte ji počtem fakturovatelných hodin. Postup je lepší ukázat na příkladu, než popisovat obecně. Čísla níže jsou ilustrační a odvody se každý rok mění, proto si je přepočítejte podle aktuálních pravidel a svého oboru.

Petra a její první ceník

Petra se rozhodla nabízet korektury textů pro firmy. Zeptala se kamarádky, kolik si účtuje, a zvažovala stejnou sazbu. Pak ale zjistila, že kamarádka pracuje v jiném městě, s jinými zákazníky a s jinými náklady. Ceny cizích lidí jsou užitečné jen jako orientace.

Petra proto začala od sebe. Chce, aby jí z podnikání zůstalo 30 000 Kč čistého měsíčně. Provozní náklady odhaduje na 6 000 Kč, například software, telefon, účetní a vzdělávání. Na daně a pojistné si bude odkládat čtvrtinu příjmu, což je ilustrační hodnota.

Příklad Petra uvádí na papír, aby viděla, jak se jednotlivé položky skládají. Nejde o jedno číslo, ale o součet několika částí. Každou si může upravit, pokud se změní situace. Tak vznikne cena, ze které se dá žít.

Od cíle k potřebnému příjmu

Nejprve sečte čisté a provozní náklady: 30 000 Kč plus 6 000 Kč je 36 000 Kč. Tyto peníze musí zůstat po zaplacení odvodů. Pokud odvody tvoří čtvrtinu příjmu, zbývají tři čtvrtiny. Potřebný příjem tedy vypočítá jako 36 000 vydělených 0,75, což je 48 000 Kč.

Je dobré zahrnout i položky, které se nevidí. Dovolená, nemoc, vzdělávání a čas strávený administrativou nepřinášejí příjem, ale vznikají. Pokud je do ceny nezapočítáte, pracujete na ně zadarmo. Petra si přidává rezervu a upraví hodnoty podle skutečnosti.

Nepodceňujte ani nepravidelnost příjmů. Některé měsíce budou slabé, jiné silné. Rezerva na horší měsíce patří do ceny stejně jako provozní náklady. Čím nestabilnější odběratelé, tím vyšší rezerva.

Kolik hodin opravdu prodáte

Měsíc má zhruba 160 pracovních hodin, ale prodat je nemůžete všechny. Petra do dne počítá komunikaci se zákazníky, nabídky, fakturaci, hledání zakázek a vzdělávání. Zjistí, že fakturovatelných je asi 60 procent času, tedy 96 hodin. Toto procento je ilustrační a u každého se liší.

Odhad si můžete ověřit měřením. Po dobu dvou týdnů zapisujte, na co jdou hodiny. Zjištění bývá překvapivé, protože administrativa zabere víc, než čekáte. Vyplatí se vést záznamy i později.

Fakturovatelné hodiny také závisejí na zakázkách. Pokud máte málo klientů, využijete méně času. V počátcích počítejte s menším počtem hodin a sazbu pak postupně upravujte. Lepší je začít opatrně.

Výpočet hodinové sazby

Petra vydělí potřebný příjem počtem fakturovatelných hodin: 48 000 děleno 96 dává 500 Kč za hodinu. Tato částka pokryje její čistý příjem, náklady i odvody. Pokud by účtovala méně, vzniklo by manko. Pokud více, získá rezervu.

Zkontrolujte si výpočet zpětně. 96 hodin krát 500 Kč je 48 000 Kč, čtvrtina na odvody je 12 000 Kč, zbývá 36 000 Kč, po odečtení nákladů 6 000 Kč jí zůstane 30 000 Kč. Čísla sedí. Zpětná kontrola odhalí chyby dřív, než je zaplatíte.

Některé služby se lépe prodávají za balíček než za hodinu. Pokud umíte práci odhadnout, nabídněte pevnou cenu a použijte hodinovou sazbu jako vnitřní kalkulaci. Zákazník pak ví, kolik zaplatí. Vy hlídáte, zda se vám zakázka vyplatila.

Cena a trh

Po výpočtu porovnejte výsledek s tím, co trh unese. Podívejte se na nabídky v oboru a ve vašem regionu, ale nekopírujte je. Pokud je váš výpočet výrazně vyšší, hledejte důvod: jiný rozsah, zkušenosti, speciální zaměření. Rozdíl musíte umět vysvětlit.

Příliš nízká cena je častější chyba než příliš vysoká. Láká zákazníky, kteří řeší jen peníze, a vyčerpává. Naopak mírně vyšší cena signalizuje kvalitu a přitahuje lepší zakázky. Změny vyzkoušejte u nových zákazníků, ne u stávajících.

Ceny pravidelně přehodnocujte, nejméně jednou ročně. Rostou náklady i zkušenosti. Zvýšení sdělte předem a stručně. Většina klientů ho přijme, pokud nezměníte kvalitu.

Můj tip: Doporučila bych vést si třeba jen dva týdny jednoduchý záznam, kolik hodin zabrala každá zakázka od nabídky po fakturu. Skutečné údaje pak dosadíte do výpočtu místo odhadu a cena bude odpovídat vaší reálné práci.

Časté otázky

Mám uvádět cenu na hodinu, nebo za zakázku?

Obojí je možné. Hodinová sazba se hodí u práce s nejistým rozsahem, pevná cena u jasně definovaného výstupu. Zákazníci obvykle preferují pevnou cenu, protože vědí, co zaplatí.

Jak oznámit zvýšení ceny?

Napište to s předstihem, stručně a bez omlouvání. Uveďte datum platnosti a případně nabídněte stávajícím zákazníkům přechodné období. Vysvětlení nákladů není nutné, stačí věcné sdělení.

Co dělat, když zákazník žádá slevu?

Slevu nabídněte jen výměnou za něco, třeba za větší objem nebo rychlejší platbu. Můžete také upravit rozsah práce. Snížení ceny při stejném rozsahu dlouhodobě škodí.

Zdroje

• Finanční správa České republiky
• Česká správa sociálního zabezpečení