6 kroků, jak připravit podklady pro účetní včas a bez chaosu

Účetní nejčastěji zdržují nepořádné podklady: chybějící účtenky, nečitelné faktury a výpisy bez vysvětlení. Šest kroků, které následují, vám zajistí, že doklady předáte kompletní a ve stejném formátu každý měsíc. Vše se dá připravit za pár desítek minut, pokud si zavedete pravidelný rytmus. Hodí se pro osoby samostatně výdělečně činné i malé firmy. Termíny a povinnosti vždy ověřte u své účetní.

Krok 1: Dohodněte se s účetní na pravidlech

Zeptejte se, v jakém formátu doklady chce, do kdy je má mít a jak je předat. Někdo preferuje sdílenou složku, jiný e-mail nebo účetní program. Zjistěte také, zda chce originály papírových dokladů, nebo stačí sken. Dohoda předejde nedorozuměním.

Zapište si termíny. Účetní potřebuje čas na zpracování a podání přiznání či hlášení. Pokud jste plátce DPH, hlídejte měsíční nebo čtvrtletní termíny. Aktuální lhůty ověřte, protože se mohou měnit.

Ujasněte si, co od vás účetní očekává u dokladů, kterým nerozumí. Zda máte připsat poznámku, nebo zavolat. Krátká dohoda ušetří hodiny dohadování. Zapište ji do jedné zprávy.

Krok 2: Sbírejte doklady průběžně

Každý doklad hned vyfoťte nebo naskenujte a uložte do složky podle měsíce. Papírové účtenky blednou, takže digitální kopie je pojistka. Použijte jednotné pojmenování, třeba datum a dodavatel. Hledání pak zabere vteřiny.

Typicky si dopředu připravíte složky pro příjmy, výdaje a banku. Do složky výdajů patří faktury od dodavatelů, účtenky z pokladny a paragony. Do příjmů vaše vystavené faktury. Oddělení zjednoduší kontrolu.

Pamatujte i na doklady, které se snadno ztratí: parkovné, cestovné, drobné nákupy. Slouží jako výdaje jen při doložení. Pokud nemáte účtenku, zapište si poznámku s datem a účelem. Zeptejte se účetní, jak s tím naložit.

Krok 3: Zkontrolujte každý doklad

Doklad musí obsahovat dodavatele, datum, částku a popis zboží či služby. Faktura má mít navíc číslo, odběratele a splatnost. Chybějící údaje vyžádejte od dodavatele ihned. Později se to řeší hůř.

Zkontrolujte, zda je doklad vystaven na správné jméno či firmu. Pokud jste nakoupili pro firmu, nepodepisujte se soukromě. Také ověřte, zda sedí částka s platbou. Nesrovnalosti se vyplatí řešit hned.

Doklady k soukromému použití nepatří do firemních. Pokud nákup spojuje soukromé a firemní, poraďte se s účetní. Nesprávné zahrnutí může způsobit problémy při kontrole. Raději se zeptejte.

Krok 4: Připravte výpisy z účtu

Stáhněte měsíční výpis z firemního účtu a poznačte, k čemu která platba patří. U nejasných plateb připište poznámku. Účetní nemusí vědět, kdo je odesílatel. Stručný popis ušetří dotazy.

Pokud používáte hotovost, přiložte pokladní knihu nebo přehled. Zkontrolujte, že zůstatek odpovídá skutečnosti. Případné rozdíly vysvětlete. Platby kartou doložte stvrzenkou.

Párování plateb s fakturami je nejčastější zdroj chyb. Nezaplacené faktury označte zvlášť. Také ty přijaté, které čekají na úhradu. Přehled pomůže sledovat cash flow.

Krok 5: Doplňte přehled a vysvětlivky

Ke každému měsíci přiložte krátký soupis: seznam dokladů, nezvyklé události a otázky. Například koupě vybavení, zálohy nebo vratky. Účetní se nemusí ptát, co se stalo. Soupis stačí v tabulce.

Uveďte změny: nový zaměstnanec, nová provozovna, změna sazby. Také zaplacené zálohy a sankce. Důležité jsou hlavně události s dopadem na daně.

Poznamenejte si i věci, které se budou opakovat, jako pravidelné platby a předplatné. Účetní je pak zařadí správně. Seznam se postupně ustálí. Měsíc od měsíce to bude rychlejší.

Krok 6: Odešlete a potvrďte přijetí

Po odeslání požádejte o potvrzení, že vše dorazilo a je čitelné. Ověřte, že složka obsahuje všechny soubory. Zálohujte originály na bezpečné místo. Zpráva o přijetí vás ochrání.

Papírové doklady uchovávejte po zákonnou dobu. Dobu archivace ověřte, protože se liší podle typu dokladu. Pokud předáváte originály, vyžádejte si předávací protokol. Ztráta dokladu se těžko napravuje.

Po každém měsíci si zkontrolujte, co účetní vrátila s dotazy. Odpovězte rychle. Dlouhé prodlevy zpomalují zpracování. Doklady pak nebudou čekat do termínu.

Můj tip: Doporučila bych vyhradit si v kalendáři pevný čas na doklady, třeba každý pátek na dvacet minut. Doklady, které se nahromadí za týden, jsou zvládnutelné, kdežto měsíční hromada už odrazuje. Pravidelnost je důležitější než dokonalost.

Časté otázky

Musím předávat papírové doklady?

Ne vždy. Mnohé účetní přijmou sken nebo fotografii, pokud je čitelná. Zeptejte se, zda potřebuje originály. Zákonné požadavky na archivaci ověřte u účetní nebo na stránkách ministerstva financí.

Co když ztratím účtenku?

Pokuste se získat kopii od prodejce nebo doložit výdaj jiným způsobem. Poraďte se s účetní, zda lze výdaj uznat. Bez dokladu to bývá obtížné.

Jak často doklady předávat?

Nejčastěji měsíčně, u plátců DPH podle jejich období. Dohodněte se s účetní. Pravidelnost zjednoduší zpracování.

Zdroje

• Ministerstvo financí ČR
• Finanční správa ČR
• Komora certifikovaných účetních