Zálohová faktura, nebo daňový doklad? Rozdíl, který se často plete

Zálohová faktura se často vnímá jako běžná faktura, ale po právní a daňové stránce jde o jiný dokument. Slouží jako výzva k platbě, nikoli jako doklad o uskutečněném plnění. Z pohledu plátce DPH to znamená, že po přijetí zálohy může vzniknout povinnost vystavit samostatný doklad. Tento rozdíl potkává nejvíc začínajících podnikatelů, kteří tápou, co kdy zákazníkovi poslat. Níže projdeme nejčastější omyly.

Omyl 1: Zálohová faktura je faktura

Není. Zálohová faktura je žádost o zálohu, často označovaná jako proforma. Nezakládá daňovou povinnost a neslouží k odpočtu DPH. Teprve skutečná faktura nebo daňový doklad po plnění má tyto účinky.

Zákazník ji obvykle použije k provedení platby, ne jako účetní doklad. Účetní ji nezaúčtuje jako náklad. Pokud ji někdo chce uplatnit jako výdaj, narazí. Rozlišení vysvětlete i zákazníkovi.

V praxi vypadá zálohová faktura podobně jako běžná, což plete. Proto ji jasně označte slovy „zálohová faktura“ nebo „výzva k platbě“. Číslování držte oddělené od řady faktur. Jinak vznikne zmatek v číselné řadě.

Omyl 2: Po přijetí zálohy stačí poslat jen konečnou fakturu

Pro neplátce DPH to většinou platí, protože výchozím dokladem je konečná faktura. U plátce DPH je situace složitější. Při přijetí zálohy může vzniknout povinnost přiznat daň a vystavit doklad k přijaté platbě. Podrobnosti ověřte u účetní nebo na stránkách finanční správy.

Konečná faktura pak záloh odečte. Ukáže celkovou cenu, zaplacenou zálohu a doplatek. Zákazník vidí, kolik už zaplatil. Doklady se tím propojí.

Modelový příklad: zakázka za 20 000 Kč s polovinou předem. Zákazník zaplatí 10 000 Kč na základě zálohové faktury. Po dokončení vystavíte fakturu na 20 000 Kč, z níž odečtete zálohu, a doplatek činí 10 000 Kč. Jde o ilustraci, konkrétní postup u DPH ověřte.

Omyl 3: Zálohu nelze vrátit

Záloha je platba na účet budoucího plnění. Pokud k plnění nedojde, je třeba ji vrátit, pokud smlouva nestanoví jinak. Podmínky vrácení si zapište do smlouvy nebo obchodních podmínek. Jasná pravidla ušetří spory.

Odlišná je smluvní pokuta nebo storno poplatek. Ten musí být výslovně sjednaný a přiměřený. Spotřebitelé mají zvláštní ochranu. Neobvykle vysoké poplatky může soud snížit.

Při odstoupení spotřebitele od smlouvy uzavřené na dálku musíte vrátit platby ve stanovené lhůtě. Lhůty ověřte v aktuální úpravě. Záloha zde není výjimka. Dodržení povinností chrání před sankcí.

Srovnání dokladů

Pro přehlednost shrnujeme hlavní rozdíly. Jde o obecné rysy, konkrétní případ prověřte.

Vlastnost	Zálohová faktura	Faktura / daňový doklad
Účel	výzva k platbě	doklad o plnění
Účetní zaúčtování	obvykle ne	ano
Odpočet DPH	ne	ano, při splnění podmínek
Číselná řada	vlastní	řada faktur

Omyl 4: Stačí zálohovka a nic dalšího

Zálohová faktura sama nestačí k doložení příjmu ani výdaje. Po dodání je potřeba konečný doklad. Bez něj nemáte oporu v účetnictví. Zákazník také potřebuje podklad k odpočtu nebo nákladu.

Doklad k přijaté platbě se řeší u plátce DPH. U neplátce se zaplacená záloha eviduje jako příjem podle způsobu vedení evidence. Rozdíly mezi daňovou evidencí a účetnictvím jsou podstatné. Zeptejte se účetní.

Uchovávejte zálohovou fakturu i potvrzení o platbě. Spolu s konečnou fakturou tvoří dohledatelný řetězec. Při kontrole to pomůže. Archivační lhůty ověřte.

Můj tip: Doporučila bych dát zálohovku i konečnou fakturu do jedné složky zakázky a v názvu souboru uvést číslo zakázky. Účetní pak rychle poznají, která platba patří ke které faktuře. Ušetříte si hledání a dotazy při uzávěrce.

Časté otázky

Musí mít zálohová faktura číslo?

Je vhodné, aby měla jedinečné číslo, nejlépe ve vlastní řadě. Zákonné náležitosti daňového dokladu nemusí splňovat. Číslo usnadní párování platby.

Může neplátce vystavit zálohovku?

Ano, je to běžné. Slouží jako výzva k platbě. Po dokončení vystaví konečnou fakturu.

Co když zákazník zálohu nezaplatí?

Zálohová faktura je jen výzva, proto nevzniká pohledávka v pravém slova smyslu. Můžete práci pozastavit a upozornit zákazníka. Pravidla sepište ve smlouvě.

Zdroje

• Finanční správa ČR
• Ministerstvo financí ČR