7 způsobů, jak se soustředit v hlučné kanceláři

Zkuste si představit Janu, která pracuje v open space jako účetní. Jak se soustředit v hlučné kanceláři, když vedle telefonuje obchodní oddělení a za zády se řeší porady? Odpověď není v jednom triku, ale ve sladění místa, času a pravidel se spolupracovníky. Na příkladu jejího běžného dne ukážeme sedm způsobů, které se dají vyzkoušet bez rozpočtu. Platí stejně pro sdílené pracovny, kde si pronajímáte stůl jen na pár hodin.

Jana a její běžný den

Jana přichází v osm, v kanceláři zatím panuje klid a ona si v něm dělá nejnáročnější práci, tedy kontrolu dokladů. Od deváté se začíná telefonovat a každý hovor ji vytrhne z vyčíslování. Po půl hodině ztratí nit a musí začít znovu. Odpoledne pak bez úspěchu doháníte, co ráno nestihla.

Problém zde není jen hluk, ale časté přerušování. Studie o rušení při práci se různí, takže si raději změřte vlastní zkušenost. Zapište si na týden, kdy vás nejvíc něco vyrušilo a co to bylo. Vzorec se obvykle objeví do několika dnů.

Janin záznam ukáže tři situace: hovory kolegů, příchozí otázky a zvuky ze společné kuchyňky. Každá se řeší jinak, a proto nemá smysl hledat jediné univerzální řešení. Níže jsou způsoby seřazené od nejjednodušších. Začněte těmi, které nezávisejí na ostatních.

Sedm způsobů v kostce

Následující seznam shrnuje všechny způsoby z Janina příběhu. Nemusíte je zavádět najednou, stačí vybrat dva nebo tři, které odpovídají vašim rušivým momentům. Jednotlivé body rozebírají další části textu.

1. Přesunout se na místo s nejmenším provozem, ideálně ke stěně nebo do rohu.
2. Použít sluchátka, nejlépe s uzavřenými mušlemi nebo s tlumením okolí.
3. Dát kolegům vizuální signál, že nechcete být rušeni.
4. Nechat si ráno blok na nejnáročnější práci.
5. Vyřizovat e-maily a zprávy dávkově, ne průběžně.
6. Domluvit s týmem jednoduchá pravidla hluku.
7. Na hlubokou práci odejít na klidnější místo.

Pořadí je záměrné. První tři způsoby změní okolí, další dva upraví vaše návyky a poslední dva potřebují spolupráci okolí.

Úprava místa a zvuku

Stůl ve středu místnosti je nejhlučnější. Pokud si můžete vybrat, sedněte si zády ke zdi nebo k okraji prostoru, kde projde méně lidí. Jana se přesunula k oknu a dosáhla znatelně méně vstupů do zorného pole. Pohyb za zády totiž ruší víc než stálý hluk.

Sluchátka pomáhají, ale nejsou stejná. Uzavřená nebo s aktivním potlačením hluku utlumí řeč lépe než vložená do uší. Někomu pomůže tichá hudba bez textu nebo neutrální šum, někdo potřebuje ticho. Texty písní při čtení a psaní často rozptylují.

Sluchátka s sebou nesou i riziko, že kolegové vás přestanou oslovovat, i když by to bylo nutné. Domluvte se, jak vás v případě naléhavé věci upozorní, třeba poklepáním na rameno. Kdo nosí sluchátka celý den, může mít z dlouhodobého hlasitého poslechu potíže se sluchem. Hlasitost proto držte na středních hodnotách.

Čas, který patří hluboké práci

Nejnáročnější práci naplánujte na dobu, kdy je v kanceláři nejklidněji. Jana si ji přesunula na ranní hodiny a přestala se ji snažit dohánět v době špičky. Hovory a schůzky si naopak ponechala na odpoledne. Díky tomu se nemusí soustředit proti proudu.

E-maily a komunikátory vyřizujte ve vyhrazených časech, například třikrát za den. Průběžné kontrolování poštovní schránky je zdrojem rušení, které si způsobujete sami. Vypněte oznámení na obrazovce a v telefonu. Neodkladné věci si lidé zařídí telefonátem.

Pokud to jde, vyhraďte si blok bez schůzek. Pomůže sdílený kalendář, kde je vidět, že váš čas je obsazen. Kolegové se tak naučí, kdy vás nerušit, a nebudete se muset ohrazovat. První týden to bývá nezvyklé, později se to stane normou.

Domluva s kolegy bez konfliktu

Pravidla hluku fungují jen tehdy, když je stanoví tým společně. Navrhněte krátkou poradu a zeptejte se, co kdo potřebuje. Někteří lidé hluk vůbec nevnímají a nemají ponětí, že vás ruší. Mírně formulovaná žádost obvykle stačí.

Praktická pravidla jsou jednoduchá: delší hovory ve zvláštní místnosti, krátké rozhovory ne přes stůl, ranní hodina bez porad. Pomáhá vizuální signál, například cedulka nebo barevný stojánek na stole. Signál musí být domluven a vysvětlen, jinak zůstane bez významu. Stejnou ohleduplnost pak čekejte i od sebe.

Pokud se ani po domluvě nic nezlepší, promluvte s nadřízeným nebo správcem kanceláře. Přineste konkrétní záznam z týdenního sledování, ne obecnou stížnost. Řešením může být tichá zóna nebo prostor pro telefonování. Někdy pomůže i změna uspořádání stolů.

Když se nic z toho nedá

Někdy je kancelář prostě příliš hlučná a vedení nemá možnost ji změnit. Nejrealističtější cestou je pak přesun náročné práce jinam, například do zasedací místnosti, knihovny nebo domů. Jana si s nadřízeným domluvila jeden den týdně v klidu. Důležité je mít to dohodnuto předem.

Hlavně neřešte nesoustředěnost vlastní vůlí. Zbytečný boj s hlukem vyčerpává a zvyšuje podrážděnost. Krátká přestávka, procházka nebo sklenice vody mají často větší efekt než dalších deset minut usilování. Po přestávce se vrátíte s čerstvou hlavou.

Sledujte také, zda se potíže nepřenášejí do spánku nebo zdraví. Dlouhodobá únava, bolesti hlavy či podrážděnost po práci mohou mít jiné příčiny, a pokud trvají, poraďte se s lékařem. Pracovní prostředí není vždy příčinou, ale může potíže zhoršovat. Řešit je stojí za to včas.

Časté otázky

Pomáhají špunty do uší?

Ano, zvlášť pěnové špunty výrazně tlumí řeč a jsou levnější než sluchátka. Nevýhodou je, že neslyšíte, když vás někdo osloví, a při dlouhém nošení mohou tlačit. Vyzkoušejte je nejprve na kratší dobu.

Je lepší hudba, nebo ticho?

Záleží na typu práce. Při psaní a počítání většině lidí vyhovuje hudba bez textu nebo neutrální šum, při tvůrčí práci to může být jinak. Zkuste obojí na několik dnů a porovnejte, kolik úkolů dokončíte.

Jak slušně požádat kolegu o ticho?

Popište konkrétní situaci a nabídněte řešení, například: „Teď dokončuji uzávěrku, mohli bychom hovor přesunout do zasedačky?“ Konkrétní prosba funguje lépe než obecné „jste hluční“ a nezhorší vztah.

Zdroje

• Státní zdravotní ústav
• Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR