Jak zaměstnat prvního zaměstnance krok za krokem

Prvního zaměstnance přijmete v několika krocích: ujasníte si, jakou práci bude dělat a kolik vás bude stát, zaregistrujete se jako zaměstnavatel, uzavřete písemnou pracovní smlouvu, zajistíte vstupní lékařskou prohlídku a školení bezpečnosti práce a zaměstnance přihlásíte na správu sociálního zabezpečení a ke zdravotní pojišťovně. Na většinu registrací máte zákonné lhůty v řádu dní, proto je dobré mít vše připravené ještě před nástupem.

Než začnete hledat

Sepište si, co přesně má nový člověk dělat, kolik hodin týdně a jak dlouho práci budete potřebovat. Z toho vyplyne, jestli hledáte zaměstnance na plný úvazek, na zkrácený úvazek, nebo vám postačí dohoda či spolupráce s jiným podnikatelem. Promyslete i zázemí: pracovní místo, počítač, nářadí, ochranné pomůcky a přístupy do systémů. Zaměstnanec, který první den sedí u kuchyňského stolu a čeká, až mu někdo založí e-mail, si o vás udělá obrázek rychle.

Kolik zaměstnanec skutečně stojí

K hrubé mzdě zaměstnavatel platí sociální a zdravotní pojištění, které dohromady představuje zhruba třetinu hrubé mzdy navíc. Když tedy nabízíte hrubou mzdu 35 000 Kč, počítejte orientačně s náklady kolem 47 000 Kč měsíčně, a to je jen začátek. Přidejte zákonné pojištění odpovědnosti, pracovní pomůcky, školení, případné benefity a to, že zaměstnanci proplácíte dovolenou a prvních čtrnáct dní nemoci. Přesný výpočet pro konkrétní mzdu vám udělá mzdová účetní, sazby se mohou měnit.

Uživíte to i v horším měsíci? Na tuhle otázku si odpovězte poctivě.

Úřední kroky, na které nezapomeňte

1. Registrujte se jako zaměstnavatel na okresní správě sociálního zabezpečení. Lhůta je osm dní od nástupu prvního zaměstnance.
2. Zaměstnance přihlaste na správu sociálního zabezpečení a k jeho zdravotní pojišťovně, také do osmi dní od nástupu.
3. Na finančním úřadu se registrujte jako plátce daně z příjmů ze závislé činnosti.
4. Zajistěte zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání. To je povinné a provádějí ho pojišťovny určené zákonem, vzniká vám automaticky se zaměstnáním prvního člověka, ale platit ho musíte.
5. Pošlete zaměstnance na vstupní lékařskou prohlídku, a to ještě před nástupem do práce.

Pracovní smlouva a první den

Smlouva musí být písemná a obsahovat aspoň druh práce, místo výkonu práce a den nástupu. Hodí se sjednat i zkušební dobu, ta se však musí dohodnout nejpozději v den nástupu a ne dodatečně. Zaměstnance také musíte písemně informovat o dalších podmínkách, jako je pracovní doba, dovolená, výpovědní doby a mzda. Vzory z internetu mohou posloužit pro představu, ale první smlouvu bych nechala zkontrolovat právníkem nebo zkušenou mzdovou účetní, protože chyba v ní vás může stát víc než hodina konzultace.

První den zaměstnance proškolte z bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a nechte si školení podepsat.

Zkušební doba není jen formalita

Zkušební doba slouží oběma stranám. Během ní můžete pracovní poměr zrušit bez udání důvodu, ale platí to i pro zaměstnance. Využijte ji k tomu, abyste novému člověku dali jasnou zpětnou vazbu. Po prvním týdnu si sedněte a proberte, co funguje a co ne, po měsíci totéž. Popište mu, co přesně od něj čekáte, jak vypadá dobře odvedená práce a na koho se obrátit, když si neví rady. Hodně prvních zaměstnanců malých firem neodchází kvůli penězům, ale proto, že nevědí, jestli dělají svou práci dobře, a majitel na ně nemá čas. A myslete i na sebe: předávat práci se musíte naučit, jinak vám zaměstnanec neulehčí, jen přidá starosti.

Pochvala nic nestojí. Používejte ji.

Kdo povede mzdy

Mzdovou agendu teoreticky zvládnete sami, prakticky ji většina malých firem svěří účetní. Každý měsíc se počítá mzda, zálohy na daň, pojistné, podávají se hlášení a na konci roku se dělá roční zúčtování. Kromě toho se musí vést evidence pracovní doby a mzdové listy. Chyby v odvodech se zpětně napravují pracně a s penále, takže profesionál se tu obvykle zaplatí sám.

Můj tip: Doporučila bych se účetní ozvat aspoň měsíc před plánovaným nástupem. Připraví s vámi smlouvu, spočítá náklady a pohlídá lhůty.

Zdroje

• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce
• Česká správa sociálního zabezpečení
• Státní úřad inspekce práce