Kdo zastoupí zaměstnance na dovolené v malé firmě?

V kavárně se třemi lidmi znamená dovolená jedné z nich výpadek čtvrtiny kapacity. Pokud na to nikdo nepamatuje, zbytek týmu přebírá práci improvizovaně, chybují se objednávky a nálada klesá. Zastupování se dá připravit předem a nemusí stát mnoho. Na příkladu malé kavárny jsou níže vidět kroky, které fungují i v dílně, kanceláři nebo obchodě.

Výchozí situace v kavárně

Majitelka Petra vede kavárnu s baristkou Lenkou, kuchařem Tomášem a brigádnicí na víkendy. Lenka oznámí dvoutýdenní dovolenou v červenci. Právě v létě chodí nejvíc hostů a Lenka obsluhuje kávovar i pokladnu.

Petra si uvědomí, že nikdo kromě Lenky neumí nastavit mlýnek a že nikdo neví, jak se uzavírá pokladna. Znalosti jsou uložené v jedné hlavě. To je nejčastější slabé místo malých firem.

Zaměstnavatel navíc určuje čerpání dovolené podle provozních potřeb, ale musí přihlédnout k oprávněným zájmům zaměstnance. Přesné podmínky najdete v zákoníku práce. Dovolenou proto nejde jen zamítnout bez důvodu.

Co Petra udělá hned

Sepíše si, co Lenka dělá během dne. Vznikne seznam od otevírání po úklid, včetně drobností, jako je objednávka mléka. Každý bod označí jako „umí kdokoli“, „potřebuje zaučit“ nebo „jen Lenka“.

Odpovědnost za položky z poslední skupiny rozdělí. Lenka týden před odjezdem zaučí Tomáše na kávovar a brigádnici na uzávěrku. Zaučování se musí odehrát za provozu, aby si to vyzkoušeli.

Vznikne jednostránkový postup u pokladny a u kávovaru. Když si něco nepamatují, mají po ruce odpověď. Stejný postup využije každý nový zaměstnanec.

Jak řešit vyšší zátěž ostatních

Zástup znamená víc práce pro zbytek týmu. Pokud ji chcete uznat, domluvte předem kompenzaci, třeba den volna navíc nebo úpravu rozvrhu. Práce přesčas má pravidla a nesmí vzniknout „jen tak“.

Mzda a příplatky se řídí smlouvou a zákoníkem práce, proto změny rozsahu práce konzultujte s mzdovou účetní. Nejhorší je nechat věc plynout a čekat, že si to lidé domluví sami.

Využijte možnost krátkodobé výpomoci. Dohodu o provedení práce nebo brigádníka lze najmout na dva týdny a nástup naplánovat dopředu. Člověk dostane zaškolení a kavárna nevypadá chaoticky.

Co s kontakty a zákazníky

Pokud Lenka vyřizuje stálé objednávky, třeba kávu pro firmu v okolí, předá kontakty a termíny Petře. Zákazník se dozví, že dostane stejnou službu od někoho jiného. Stačí krátká zpráva předem.

Jistota je i uložená firemní komunikace. Pokud poštu spravuje jen jedna osoba, přístup musí mít i zástup. Hesla patří do sdíleného správce, ne do hlavy jednotlivce.

Dovolená nemá být pro nikoho zdrojem stresu. Lenka odjíždí s vědomím, že všechno je předáno, a vrací se do prostředí, které funguje. To se pozná po prvním týdnu.

Co po návratu

Po návratu proběhne krátký rozhovor: co fungovalo, co ne a co chybělo. Tomáš třeba zjistí, že mlýnek potřebuje jiné nastavení pro rozdílné počasí. Lenka to zaznamená do postupu.

Seznam činností se aktualizuje a použije při další nepřítomnosti. U dlouhodobé nemoci nebo mateřské dovolené se postup rozšíří. Kdo jednou udělá základ, příště ušetří čas.

Petra si poznamená, že pro příští léto potřebuje alespoň jednoho člověka, který zvládne víc rolí. Proškolit druhou osobu na klíčové činnosti se vždy vyplatí. Firma je pak méně závislá na jednom člověku.

Můj tip: Doporučila bych vám sestavit jednostránkový seznam činností hned dnes, i když nikdo odjíždět nehodlá. Při první nečekané nemoci ho budete mít po ruce. Seznam klidně napište ručně a pověste ho tam, kde se pracuje.

Zdroje

• Zákoník práce (zákon č. 262/2006 Sb.)
• Státní úřad inspekce práce
• Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR