7 výdajů, které lze uplatnit jako náklad podnikatele

Jaké výdaje lze uplatnit jako náklad, záleží na tom, zda souvisejí s dosažením, zajištěním a udržením příjmů. Grafička Jana, která začala podnikat z domova, se s tím potkala při prvním daňovém přiznání. Její účtenky se rozdělily na ty, které prošly bez potíží, a ty, které vyžadovaly vysvětlení. Projdeme sedm běžných kategorií a u každé uvedeme, kde se chyby dělají.

1. Materiál a drobné vybavení

Jana nakoupila papír, tonery a drobnou techniku pro zakázky. Takové položky, které přímo slouží podnikání, bývají nejméně sporné. Doklad uschovala a na něm měla zřetelně uvedené, co se koupilo.

Odlišně se zachází s majetkem, který se odepisuje. Notebook nebo tiskárna nad stanovenou hranici se do nákladů nedostane jednorázově, ale postupně. Hranici a pravidla ověřte v aktuálním zákoně o daních z příjmů.

Věc, kterou používáte soukromě i pro firmu, nelze celou uplatnit bez rozlišení. Jana si pořídila druhý monitor jen pro práci a ten ověřitelně patřil k podnikání. Smíšený majetek je příčinou většiny sporů s finančním úřadem.

2. Software, předplatné a služby

Licence na grafický program, cloudové úložiště a fakturační nástroj jsou typické provozní výdaje. Jana je platila měsíčně a dokladem byla faktura od poskytovatele. Podstatné je, aby šlo o službu pro práci, ne o zábavu.

Služby účetní nebo daňového poradce patří do nákladů také. Poplatky za datovou schránku a certifikáty mohou spadat pod stejnou kategorii. Vždy se ptejte, zda výdaj souvisí s tím, co vydělává.

U předplatného nezapomeňte, že zrušené služby a nepoužívané aplikace se dají vyhodit z nákladů i z peněženky. Jana jednou ročně prošla výpis z účtu a vyřadila, co nepoužívala. Úspora byla patrná.

3. Domácí prostor a energie

Pracovat z bytu je běžné, ale uplatnění části nájmu nebo energií je citlivé. Záleží na tom, zda máte oddělený prostor využívaný převážně k podnikání. Pravidla se liší podle toho, zda jste vlastník, nájemce a jak účtujete.

Jana měla pracovnu zvlášť a spor by dokázala zdůvodnit plánkem a podílem plochy. Ne každý to unese, proto se vyplatí poradit se s účetním. Některé skupiny podnikatelů vůbec neuplatňují skutečné výdaje, ale používají paušální.

O paušálních výdajích rozhoduje druh činnosti a podmínky se v čase mění. Neřiďte se starým návodem z internetu. Ověřte aktuální stav na stránkách finanční správy.

4. Doprava a cestovné

Cesta za klientem, na schůzku nebo do skladu patří mezi klasické provozní výdaje. Jana si do jednoduché knihy zapisovala datum, trasu a důvod cesty. Bez takové evidence se výdaj těžko obhajuje.

Auto používané soukromě i pro firmu je jedno z nejčastěji kontrolovaných témat. Můžete uplatnit skutečné náklady, nebo paušální sazbu za kilometr podle platného předpisu. Obě možnosti mají jiné podmínky a výhody.

Jízdenky na vlak, parkovné nebo poplatky za mýto uložte s doklady. Jana si fotila lístky hned po zaplacení. Zapomenutý papírek je pak zbytečně ztracený výdaj.

5. Reklama, web a propagace

Tvorba webu, vizitky, inzerce a sociální sítě slouží získávání zakázek. Jana zaplatila hostování webu a doménu, oboje bylo jasně spojeno s podnikáním. Faktura od poskytovatele s jejím jménem stačila.

Reprezentace a dárky klientům jsou hraniční. Některé typy jsou omezeně uznatelné nebo vůbec ne, podle způsobu použití. Pokud si nejste jisti, zeptejte se účetního předem.

Reklama by měla odpovídat rozsahu podnikání. Neobvykle vysoký výdaj bez viditelného výsledku vzbuzuje pozornost. Dokumentujte, co jste za peníze získali.

6. Vzdělávání a odborná literatura

Kurz, školení nebo odborná kniha, které rozvíjejí vaši profesi, jsou obvykle uznatelné. Jana se přihlásila na kurz typografie a faktura obsahovala název a datum. Vzdělávání pro hobby nebo změnu oboru je jiný případ.

Konference a workshopy mohou zahrnovat i cestu a ubytování. Pak dokládejte vazbu na vaši činnost. Pozvánka a program se hodí.

Předplatné odborných časopisů a členské příspěvky v profesních sdruženích patří do podobné kategorie. U členství si vyžádejte potvrzení o platbě. Soukromé členství v klubu se do nákladů nehodí.

7. Pojištění, poplatky a poradci

Pojištění odpovědnosti za škodu, které kryje vaši činnost, je typický provozní výdaj. Jana ho uzavřela po první větší zakázce. Životní a zdravotní pojištění se posuzuje jinak a obvykle nespadá mezi náklady.

Bankovní poplatky za podnikatelský účet a platební terminál se do nákladů řadí. Pokud vedete jediný účet pro osobní i firemní peníze, rozlišování je těžší. Oddělený účet usnadní kontrolu.

Pokuty a penále za porušení předpisů se zpravidla neuznávají. Stejně tak výdaje bez dokladu nebo bez vazby na podnikání. Aktuální pravidla vždy ověřte u finanční správy nebo u účetního.

Zdroje

• Finanční správa České republiky
• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů
• Portál pro podnikatele Ministerstva průmyslu a obchodu